POLITYKA PRYWATNOŚCI

Niniejsza Polityka Prywatności oraz Polityka Plików Cookies określają zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych w ramach działalności prowadzonej przez Gdańskie Centrum Sztuki Współczesnej oraz na stronie internetowej www.gcsw.pl. Celem dokumentu jest również wyjaśnienie powodów, dla których gromadzimy i przetwarzamy dane osobowe, oraz wskazanie praw przysługujących osobom, których dane dotyczą.

1. Co to są dane osobowe?

Dane osobowe to wszelkie informacje, które pozwalają zidentyfikować konkretną osobę fizyczną — bezpośrednio (np. imię i nazwisko, numer PESEL, adres e-mail, numer telefonu, konto użytkownika, wizerunek) lub pośrednio, np. przez odniesienie do jednego lub kilku czynników określających jej tożsamość fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną (m.in. identyfikator online, lokalizacja, adres IP).

Do szczególnej kategorii danych — zgodnie z art. 9 ust. 1 RODO — należą m.in. dane o stanie zdrowia, pochodzeniu rasowym lub etnicznym, przekonaniach religijnych, poglądach politycznych, przynależności do związków zawodowych, orientacji seksualnej oraz dane genetyczne i biometryczne wykorzystywane w celu jednoznacznej identyfikacji osoby.

2. O jakich danych osobowych mówimy w naszym przypadku?

Są to dane przekazywane nam przez naszych Klientów, Interesantów, Kontrahentów, Pracowników i Współpracowników, Kandydatów do pracy, Praktykantów, Stażystów i Wolontariuszy, Uczestników wydarzeń, Subskrybentów newslettera oraz Użytkowników sklepu internetowego — w związku z korzystaniem z naszych usług, współpracą z nami, zatrudnieniem oraz używaniem naszej strony internetowej.

3. Co znaczy „przetwarzanie danych"?

Przetwarzanie danych obejmuje wszelkie czynności wykonywane na danych osobowych — zarówno aktywne (zbieranie, utrwalanie, porządkowanie, przechowywanie, łączenie, modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie przez przesłanie, udostępnianie), jak i pasywne (ograniczanie, usuwanie, niszczenie).

4. Kto jest Administratorem Danych Osobowych?

Administratorem Danych Osobowych jest Gdańskie Centrum Sztuki Współczesnej, ul. Jaskółcza 1, 80-767 Gdańsk, NIP: 5833566231, REGON: 544492677.

Z Administratorem Danych Osobowych można kontaktować się:

• listownie — na adres korespondencyjny: Gdańskie Centrum Sztuki Współczesnej, ul. Jaskółcza 1, 80-767 Gdańsk
• pocztą elektroniczną — na adres: office@gcsw.pl

5. Inspektor Ochrony Danych (IOD)

Administrator Danych Osobowych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, którym jest Pan Marek Mróz. Z Inspektorem Ochrony Danych można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych:

• e-mail: iod@gcsw.pl

6. Na jakiej podstawie prawnej i w jakim celu przetwarzamy Twoje dane?

Każde przetwarzanie Twoich danych musi być oparte na właściwej podstawie prawnej, zgodnej z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO") oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U. z 2019 r. poz. 1781, z późn. zm.), a także — w zakresie właściwym dla podmiotu — innymi przepisami szczególnymi.

Twoje dane mogą być przez nas przetwarzane w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne:

6.1. Wykonanie umowy lub czynności zmierzające do jej zawarcia

Jeżeli jesteś naszym Klientem, Kontrahentem, Interesantem, Beneficjentem lub osobą zainteresowaną skorzystaniem z naszych usług lub produktów, Twoje dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO — w zakresie niezbędnym do wykonania umowy, której stroną jesteś, lub do podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy.

6.2. Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze Danych Osobowych

Dane przetwarzamy również na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, gdy ich przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze. Dotyczy to w szczególności obowiązków wynikających z przepisów o rachunkowości, prawa podatkowego, prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, archiwizacji dokumentów, a także obowiązków informacyjnych i sprawozdawczych wynikających z przepisów szczególnych.

6.3. Przetwarzanie szczególnych kategorii danych

W zakresie, w jakim przetwarzamy szczególne kategorie danych osobowych (np. dane o stanie zdrowia, niepełnosprawności, sytuacji rodzinnej), przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 9 ust. 2 lit. h RODO (profilaktyka zdrowotna, diagnoza medyczna, zapewnienie opieki zdrowotnej lub społecznej) lub innych właściwych podstaw z art. 9 ust. 2 RODO, w związku z przepisami szczególnymi.

6.4. Zgoda osoby, której dane dotyczą

W przypadkach, w których przetwarzanie nie wynika z innej podstawy prawnej, Twoje dane przetwarzamy na podstawie Twojej dobrowolnej zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (a dla szczególnych kategorii danych — art. 9 ust. 2 lit. a RODO). Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie — wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

6.5. Prawnie uzasadniony interes Administratora Danych Osobowych

Niektóre operacje realizujemy w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f RODO, to jest o prawnie uzasadniony interes Administratora, w szczególności w celu: zapewnienia bezpieczeństwa osób, mienia oraz sieci i informacji, ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, prowadzenia statystyk i analityki strony internetowej, marketingu bezpośredniego własnych produktów i usług, obsługi zapytań kierowanych przez formularz kontaktowy, prowadzenia profili w serwisach społecznościowych.

6.6. Rekrutacja

Jeżeli jesteś zainteresowany podjęciem u nas pracy, Twoje dane zawarte w aplikacji lub CV przetwarzamy w zakresie wynikającym z art. 22¹ § 1 i § 3 Kodeksu pracy — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) oraz art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy). Dane wykraczające poza zakres kodeksowy (w tym wizerunek w CV) przetwarzamy wyłącznie na podstawie Twojej zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO, którą możesz w każdej chwili wycofać. W przypadku wycofania zgody Twoja kandydatura nie zostanie rozpatrzona, a dane niezwłocznie usuniemy.

Jeżeli wyrazisz na to odrębną zgodę, Twoje dane zachowamy również na potrzeby przyszłych rekrutacji — przez okres nie dłuższy niż 12 miesięcy.

6.7. Reklamacje i roszczenia związane z umową

Jeśli zgłaszasz reklamację lub roszczenia związane z umową, Twoje dane przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń).

6.8. Newsletter

Jeżeli korzystasz z naszego newslettera, Twoje dane (adres e-mail oraz — opcjonalnie — imię) przetwarzamy na podstawie Twojej zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO — w celu przesyłania informacji handlowych i marketingowych drogą elektroniczną, zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz z wykorzystaniem telekomunikacyjnych urządzeń końcowych, zgodnie z art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej. Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie poprzez kliknięcie linku rezygnacji w każdej wiadomości newslettera lub kontakt z Administratorem Danych Osobowych.

6.9. Formularz kontaktowy

Jeżeli korzystasz z formularza kontaktowego dostępnego na naszej stronie, Twoje dane (imię, adres e-mail, treść wiadomości oraz — opcjonalnie — numer telefonu) przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO — w celu udzielenia odpowiedzi na Twoje zapytanie oraz prowadzenia dalszej korespondencji. Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do uzyskania odpowiedzi.

6.10 Sklep internetowy i konto użytkownika

Jeżeli korzystasz z naszego sklepu internetowego lub zakładasz w nim konto użytkownika, Twoje dane przetwarzamy:

• na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO — w celu zawarcia i wykonania umowy sprzedaży oraz umowy o świadczenie usługi prowadzenia konta użytkownika (zgodnie z regulaminem sklepu);
• na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO — w celu wywiązania się z obowiązków prawnych, w szczególności podatkowych, rachunkowych i związanych z rękojmią;
• na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO — w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz w celu obsługi procesu reklamacyjnego.

6.11. Profile w mediach społecznościowych

Prowadzimy profile w serwisach społecznościowych – Instagram: @gcsw_gdansk oraz facebook: @Gdanskie Centrum Sztuki Współczesnej. Dane osób wchodzących z nami w interakcję (polubienia, komentarze, wiadomości, udostępnienia) przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO — w prawnie uzasadnionym interesie Administratora Danych Osobowych polegającym na prowadzeniu komunikacji z użytkownikami, promocji działalności oraz budowaniu społeczności wokół marki. W odniesieniu do fanpage na Facebooku występujemy jako współadministrator z Meta Platforms Ireland Ltd. w zakresie określonym w art. 26 RODO — szczegóły dostępne są w dokumencie „Informacje o danych dotyczących statystyk strony" udostępnionym przez Meta.

6.12. Monitoring wizyjny

Na terenie obiektów Administratora Danych Osobowych stosowany jest monitoring wizyjny w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia oraz ochrony przeciwpożarowej. Obszar objęty monitoringiem jest oznaczony odpowiednimi tabliczkami informacyjnymi oraz piktogramami. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c oraz lit. e RODO w związku z art. 22² Kodeksu pracy oraz art. 6 ust. 1 lit. c i lit. f RODO w związku z art. 22² Kodeksu pracy.

Nagrania z monitoringu przechowujemy przez okres nieprzekraczający 90 dni od dnia nagrania, a po jego upływie nagrania są automatycznie nadpisywane. W przypadku gdy nagranie stanowi dowód w postępowaniu lub Administrator Danych Osobowych powziął wiadomość, iż może ono stanowić taki dowód, termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

6.13. Zgłoszenia wewnętrzne sygnalistów

Zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, Administrator Danych Osobowych udostępnia wewnętrzny kanał zgłoszeń naruszeń prawa. Dane sygnalisty oraz osób wymienionych w zgłoszeniu są przetwarzane w celu przyjęcia i weryfikacji zgłoszenia oraz prowadzenia działań następczych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego) w związku z przepisami ww. ustawy. Tożsamość sygnalisty objęta jest szczególną ochroną, a dostęp do zgłoszeń mają wyłącznie osoby upoważnione.

6.14. Korespondencja elektroniczna przez ePUAP / e-Doręczenia

Jeżeli prowadzisz z nami korespondencję za pośrednictwem platformy ePUAP lub Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych (e-Doręczenia), Twoje dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c oraz lit. e RODO, w związku z przepisami ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych oraz Kodeksu postępowania administracyjnego.

6.15. Wnioski o udostępnienie informacji publicznej

Dane wnioskodawców występujących o udostępnienie informacji publicznej przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

6.16. Biuletyn Informacji Publicznej

W Biuletynie Informacji Publicznej Administratora Danych Osobowych publikowane są informacje oraz dane osobowe w zakresie wymaganym przepisami prawa, w szczególności na podstawie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej. Ponadto dane dotyczące umów zawieranych przez Administratora Danych Osobowych — w tym dane osobowe stron tych umów — podlegają publikacji w Centralnym Rejestrze Umów prowadzonym przez Ministra Finansów, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (w odniesieniu do umów zawartych od dnia 1 lipca 2026 r.). Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c oraz lit. e RODO.